Повестка встречи
Готовит повестку: вопросы, тайминг и что должно быть решено к концу встречи.
Что делает
Превращает описание встречи в повестку: список вопросов в разумном порядке, с отведённым на каждый временем и с формулировкой того, что должно быть решено к концу обсуждения. Отдельно отмечается, кому какой пункт вести, если участники названы. Такую повестку можно разослать заранее, и люди придут подготовленными.
Когда пригодится
Совещания регулярно затягиваются и заканчиваются без решений. Собираете людей из разных отделов, и каждый ждёт разговора о своём. Встреча с заказчиком, где надо успеть закрыть несколько вопросов за час. Планёрка, которую ведёт не постоянный руководитель, а тот, кто заменяет.
Что подготовить
Загружать ничего не нужно. Заранее сформулируйте, зачем вы собираете людей и что должно измениться после встречи. Полезно держать под рукой список участников с их ролями и всё, что уже известно по теме: спорные пункты, цифры, прошлые договорённости. Если по итогам встречи нужен ещё и протокол, это соседняя задача — «Протокол встречи». Подготовиться к разговору лично помогает «Подготовка к встрече».
Как заполнить
О чём встреча Опишите тему и то, что нужно решить, — до 1500 знаков. Пишите как есть, без оформления: обсуждаем перенос запуска, спорим о сроке и о том, кто отвечает за тексты, нужно определиться с датой. Чем понятнее, чего вы хотите добиться, тем точнее будут формулировки результата в повестке. Если написать только планёрка по проекту, вопросы получатся общими и подойдут любому проекту. Сюда же имеет смысл вписать больные места: где вы ожидаете спор, что уже обсуждали и не договорились. Такие пункты получат больше времени. Сколько времени Выберите длительность: 30 минут, 1 час или 2 часа. От неё зависит, сколько вопросов войдёт в повестку и как распределится тайминг. Ставьте настоящую длительность, а не желаемую: если вопросов больше, чем помещается, часть будет помечена как то, что стоит вынести отдельно, — и это полезнее, чем расписание, которое разваливается на пятнадцатой минуте. Кто участвует Роли участников: руководитель проекта, дизайнер, разработчик, представитель заказчика. До 300 знаков. Поле необязательное — без него повестка получится обезличенной, с вопросами, но без указания, кто их ведёт. Заполнив его, вы получите распределение пунктов по ролям и подсказки, кого спрашивать по каждому вопросу. Фамилии можно не писать, ролей достаточно.
Что получится
Готовая повестка текстом: вопросы по порядку, время на каждый, ожидаемый результат обсуждения и — если участники названы — ответственный за пункт. Можно скопировать в письмо или в приглашение в календаре как есть. Тайминг ориентировочный: он показывает, сколько времени вы можете позволить себе на вопрос, а не сколько он займёт на самом деле. Порядок пунктов стоит проверить своим взглядом: инструмент не знает, кто из участников должен уйти раньше и какой вопрос без другого не решается.
Частые ошибки
Одна строка вместо описания. Из обсудить работу повестка выйдет бессмысленной. Напишите, что именно нужно решить. Взяли длительность с запасом. Повестка растянется, и встреча съест всё отведённое время, даже если вопросов было на двадцать минут. Не назвали участников при спорной теме. Вопросы останутся без хозяев, и на встрече снова окажется, что отвечать некому. Рассылают повестку без правки. Прочитайте её и вычеркните лишнее: своё расписание и свои приоритеты знаете только вы.
